Home-Office - Tipps & Tricks für die Heimarbeit

von Alexander Surminski, am Dienstag, 21.4.2020

Seit dem 13.3. befinden sich alle angestellten Mitarbeiter der onvista media GmbH - also Ihres Finanzportals onvista.de im Home-Office. Dies geschah in erster Linie zum Schutz der Mitarbeiter*innen vor einer möglichen Infektion und um die Menge der Kontakte auch im Sinne der Verantwortung für die Gesellschaft möglichst zu begrenzen. Die in der Folge beschlossenen Schritte der Regierung zum „Social Distancing“ haben diesen Schritt bestätigt.

Seit über zwei Jahren unterstützen wir das mobile Arbeiten für unsere Mitarbeiter*innen, um Beruf und Privates noch besser in Einklang bringen zu können und haben damit viele gute Erfahrungen gesammelt. So konnte bei onvista das Konzept des sogenannten „New Work“ zu mehr als nur einer Phrase werden, in der ein Büro-Kicker und Obst für die Belegschaft oft schon als große Errungenschaft gefeiert werden. Es ist vielmehr der Ausdruck einer Unternehmenskultur, die geprägt ist von gegenseitigem Vertrauen und Leidenschaft für die gemeinsamen Ziele.

Weil „remote work“ also kein neuer Begriff für uns ist, haben auch alle Kolleg*innen selbstverständlich entsprechende Hardware-Ausstattung und Übung im Umgang mit Cloud-Services und Kollaborations-Werkzeugen.

Aber machen wir uns nichts vor: Was wir im Moment erleben, ist für die gesamte Mannschaft trotzdem eine große Herausforderung. Wenn plötzlich alle mobil arbeiten, gilt es, die Arbeit jeden Tag ein Stück weit neu zu erfinden und neue Regeln der Zusammenarbeit zu etablieren. Wer ist zum Beispiel gerade erreichbar und wer muss sich aktuell um die Kinder kümmern, weil Partner oder Partnerin auch beruflich gefordert sind. Es gibt also Phasen, da ist die Arbeit im Home-Office schwierig, es gibt aber auch die Phasen der Fokussierung ohne die Ablenkung von Kolleg*innen oder spontanen Meetings, in denen man in den berühmten Flow kommt.

Im folgenden Blogbeitrag haben wir daher aus aktuellem Anlass einige Tipps und Tricks zusammengetragen, damit die Heimarbeit auch weiterhin gut funktioniert…

Ihr Markus Nimtz, Geschäftsführer der onvista media GmbH

Das Wichtigste über Home-Office und Remote Arbeit in Kürze

Home-Office und Remote Arbeit sollten gut geplant sein. Dies betrifft die Wahl des Arbeitszimmers und auch die zeitliche Aufteilung und das Arrangement mit Mitbewohnern, Kollegen und Familienmitgliedern, damit das Arbeiten im heimischen Büro auch gelingt.

Schon rudimentäres Zeitmanagement hilft dabei, die Vorteile im Home-Office zu arbeiten auszuspielen.
Home-Office ist eine Chance für mehr Work-Life-Balance, man muss diese Chance aber nutzen.
Heute gibt es zahlreiche Tools für Mitarbeiter im Home-Office: Slack, Microsoft Teams, Zoom oder Trello machen die Arbeit leichter.
Prokrastination ist kein spezifisches Problem im Home-Office. Es gibt effektive Strategien.
Gerade im Home-Office sollte Sicherheit und Datenschutz eine große Rolle spielen.
Remote Arbeit kann helfen Steuern zu sparen. Denn einiges ist steuerlich absetzbar.

Das sind die Voraussetzungen für Home-Office

Arbeitnehmer im Home-Office sollten sich vorbereiten. Neben einem PC mit Internetanschluss und einem Telefon ist die Wahl des Arbeitsplatzes entscheidend für den späteren Erfolg.

Der Arbeitsplatz sollte ein ruhiges Umfeld bieten. Wer zusammen mit anderen Menschen wohnt, sollte keine Räume wie Wohnzimmer oder Küche für das Home-Office wählen. Der Grund: Mitbewohner oder Familienangehörige im privaten Umfeld könnten bei der Arbeit stören oder ablenken. Besser ist es, die Tätigkeit in ein häusliches Arbeitszimmer oder ein Schlafzimmer zu verlegen.

Wer mit anderen zusammen wohnt, sollte zudem klar kommunizieren, dass er oder sie sofort im Home-Office arbeitet.

Idealerweise gelingt das mittels fester Arbeitszeiten.

Dabei macht es Sinn, statt eines Zeitraums von 8.00 bis 16.30 Uhr lieber während mehrerer kürzerer Zeitfenster Ruhe einzufordern. Beispielsweise zwischen 9.00 und 12.00 und zwischen 14.00 und 17.00 Uhr. Auch wenn man bei der Arbeit im Home-Office scheinbar weniger Zeit für die Arbeit zur Verfügung hat, reichen kürzere Ruhezeiten in der Regel aus, um konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen. Klare Regeln helfen dabei.

Telefonate, Videokonferenzen oder das Beantworten von Mails gelingen auch, wenn die Kinder in ihrem Zimmer spielen. [1]

Wichtig: Der Start ins Home-Office ist ein Prozess, geben Sie nach Rückschlägen an den ersten Tagen nicht auf!

Bevor wir mit der Remote Arbeit beginnen, sollten auch auf technischer Seite einige Voraussetzungen erfüllt sein. Computer und Tablets sollten über aktuelle Software-Updates verfügen und mit den Tools ausgestattet sein, welche die Kollegen ebenso nutzen.

Eine Übersicht zu sinnvoller Software rund um die Remote Arbeit findet sich weiter unten. Sollten für das Home-Office Drucker oder Scanner gebraucht werden, bietet es sich zudem an, diese vor dem Start zu testen, die Druckdüsen zu reinigen und zu überprüfen, ob wirklich alles funktioniert.[2]

Home-Office kann effektives Arbeiten bedeuten und uns bei gleicher Leistung mehr Freizeit schenken. Es lohnt sich daher, gründlich zu planen und Vorbereitungen zu treffen. Das hat nichts mit Prokrastination, also der viel zitierten Aufschieberitis zu tun!

Die wichtigsten Fragen bzw. Vorbereitungsschritte im Überblick:

Einen ruhigen Arbeitsplatz suchen, der sämtliche Arbeitsgeräte (PC, Drucker, Telefon) in unmittelbarer Nähe bietet.
Homeoffice gegenüber Mitmenschen im Haushalt kommunizieren und klare Kern-Arbeitszeiten definieren. Weniger ist dabei mehr!
Sicherheits-Updates einspielen und benötigte Tools installieren
Drucker und andere Bürogeräte testen.

Den Einstieg ins Home-Office als Prozess und Chance sehen.

Zeitmanagement im Home-Office

Wer es gewohnt ist, im Büro mit Kollegen zu arbeiten, der glaubt oft, er würde sich zu Hause niemals zur Arbeit motivieren können. Doch das ist glücklicherweise ein Irrglaube, sofern klare Grenzen und Strukturen gesetzt werden. Spätestens wenn wir im Home-Office an Zeit und persönlicher Freiheit gewinnen, sieht die Sache schnell anders aus.

Entscheidend dafür ist ein sinnvolles Zeitmanagement. Keine Sorge, dabei geht es nicht um „höher, schneller und weiter“. Vielmehr brauchen wir für die Remote Arbeit ein Korsett, das zu uns passt: An der einen Stelle gerne etwas luftig und an der anderen eher passgenau.

Wer von zu Hause arbeitet, ist oft in ein Team eingebunden. Wenn wir unsere Zeit im Home-Office planen, sollten wir uns daher für Rücksprachen oder Meetings auf Kernzeiten einigen. Auch hier gilt: In der Kürze liegt die Würze.

Schon zwei Zeiträume am Tag reichen aus, um Teamarbeit koordinieren zu können. Um diese Termine festzulegen, bietet sich zu Beginn der Remote Arbeit ein kurzes Meeting an.

Sind Kernzeiten für alle Mitarbeiter im Team festgelegt, gilt es, sich mit Mitbewohnern oder Familienmitgliedern auf Arbeits- und damit Ruhezeiten zu einigen. Auch dabei ist weniger mehr. Wichtig ist nur, dass diese Zeit ausreicht, um Aufgaben, welche Konzentration und Fokus benötigen, auch bewältigen zu können. Wichtig: Wenn wir ein umfangreiches Projekt betreuen, neigen wir dazu, den Zeitbedarf zu überschätzen.

Arbeiten von zuhause gelingt aber erst dann richtig gut, wenn wir Privatleben und Arbeit trotz der fehlenden räumlichen Trennung miteinander vereinbaren. Wichtig ist dabei, dass es eine klare Trennung zwischen beiden Sphären gibt. Es kommt daher darauf an, dass wir lernen, auch größere Aufgaben in kleinere Teilaufgaben zu teilen. Diese „Arbeitshäppchen“ passen viel besser in die mit den Mitbewohnern vereinbarte Kernarbeitszeit und können bei Bedarf auch geschoben werden.

Um die persönliche Arbeit zu organisieren, bietet es sich an, einen digitalen Kalender zu führen, beispielsweise in Outlook oder bei Google. Dort lassen sich auch kleinere Aufgaben mit erklärenden Stichworten eintragen und bei Bedarf schieben. Wichtig: Wenn wir am jeweiligen Tag bereits gearbeitet haben, hat das mit Prokrastination überhaupt nichts zu tun! Termine zu verschieben ist keine Niederlage, sondern Ausdruck vorausschauender Planung. Schieben Sie daher auch unbedingt so, dass die folgenden Arbeitstage zu bewältigen sind![3]

Remote Arbeit als Chance begreifen

Es gibt Menschen, die haben großen Respekt vor Remote Arbeit. Insbesondere dann, wenn zu Hause Kinder oder andere Familienangehörige warten.

Privates und Berufliches unter einen Hut zu bekommen, gilt als Herausforderung. Doch Home-Office bietet auch viele Chancen. Probleme lassen sich durch gute Planung und offene Kommunikation im Vorhinein adressieren. Auch wenn doch mal etwas schief geht, hilft vor allem Offenheit.

Die plötzliche Stille, wenn doch mal ein Kind in die Videokonferenz platzt, durchbrechen Heimarbeiter am besten mit Humor. Die allermeisten Gesprächspartner werden für einen kleinen Zwischenfall im Home-Office Verständnis haben. Gerade in der aktuellen Corona Krise bei der viele Arbeitnehmer auch außerhalb einer klaren Regelung im Arbeitsvertrag Ihrer Arbeit von zu Hause aus nachgehen.

Es hat sich bewährt, gegenüber unmittelbaren Kollegen und auch Kunden schon rechtzeitig zu kommunizieren, dass man ab sofort im Home-Office arbeitet. So werden Personen in unserem Arbeitsumfeld auf die bevorstehende Situation vorbereitet. Oftmals entsteht auf diese Weise sogar ein Austausch.

Auch Überraschungen sind möglich: Beispielsweise, wenn die stets nüchterne und als anspruchsvoll geltende Kollegin von ihren Erfahrungen im Home-Office berichtet und uns so Mut macht.

Obwohl Planung bei der Remote Arbeit wichtig ist, sind kleinere Probleme und auch Anlaufschwierigkeiten nicht ausgeschlossen. Um vor allem die anfangs etwas stressige Situation zu meistern, sollten sich Angestellte im Home-Office die Vorteile ihres neuen Arbeitsplatzes bewusst machen. Die Fahrt zur Arbeit und auch der morgendliche Stau entfallen.

Zwischendurch entstehen kurze Pausen, die wir für alltägliche private Dinge nutzen können. Beispiele sind kleinere Aufgaben im Haushalt wie Wäschewaschen oder die Post.

Zwar unterbricht uns der DHL-Bote im Home-Office bei der Arbeit, jedoch sparen wir uns so den Weg zur Filiale und das Schlangestehen. Außerdem: Auch im Büro arbeiten wir keineswegs völlig ungestört.

Auch wenn Remote Arbeit zunächst ungewohnt erscheint, bietet diese Arbeitsform doch große Chancen, um Zeit zu sparen und Berufliches und Privates unter einen Hut zu bringen. Neulinge im Home-Office sollten der Sache unbedingt Zeit geben und den Einstieg in die Remote Arbeit als „Optimierungsreise“ sehen.[4]

Welche Software unterstützt die Heimarbeit

Zunächst einmal gilt: Neulinge im Home-Office sollten sich mit Kollegen absprechen und wenn möglich auf Software einigen. Vielleicht hat auch die IT-Abteilung eine Liste geeigneter Tools und ist bei der Installation der Software behilflich. Bevor Remote Arbeit schlecht geplant in Stress ausartet, sollten sich Neulinge besser die Zeit nehmen, sich vorbereiten und sich einen Überblick zur verfügbaren Software verschaffen. Hier die wichtigste Software für Remote Arbeit im Überblick.

Slack

Ein Messenger für Teams, der alles bietet, um mit Kollegen zu kommunizieren. Sogar Videokonferenzen. Kleine Teams arbeiten damit kostenlos, für größere Gruppen wird ein monatlicher Betrag fällig.

Slack betont, dass sich mit dem Tool sämtliche Informationen, die einmal in Channels geteilt wurden, schnell wiederfinden lassen. Channels sind Untergruppen, in denen Teammitglieder themenbezogen kommunizieren können.[5]

Microsoft Teams

Der Messenger für Teams aus dem Hause Microsoft. Es gibt ihn in einer kostenlosen Variante und als Teil von Microsoft Office. Auch hier liegt das Hauptaugenmerk darauf, themenbezogen innerhalb von Kanälen zu kommunizieren.

Besonders schick bei Microsoft Teams ist der nahtlose Übergang zu Office-Anwendungen wie Excel oder Outlook. Auch Gäste können Microsoft Teams hinzugefügt werden.[6]

Hangouts Chats

Auch Google hat für Teams eine Lösung im Angebot, die gut mit den Tools der G Suite (Docs, Drive, Gmail, etc.) zusammenarbeitet. Wer das Tool allerdings professionell nutzen will, muss bislang noch monatlich dafür zahlen. Kostenlos gibt es nur eine abgespeckte Version von Hangouts.

Zoom

Das Nonplusultra für Video-Konferenzen. Reicht die Integration von Video, beispielsweise bei Slack, nicht aus, sollten Teams zu Zoom greifen.

Hier sind kleinere Meetings, die nicht zu lange dauern, sogar kostenlos. Es gibt immer einen Moderator, der Zugangslinks verschicken kann. So lassen sich schnell Konferenzen einrichten.

Besonders nett bei Zoom:

Wer spricht, erscheint automatisch groß im Bild, während alle anderen Teilnehmer kleiner dargestellt werden. So geht es nicht, wie oft bei Telefonkonferenzen, durcheinander.[7]

Trello

Wenn alle im Home-Office sind, leidet die Produktivität? Nicht so mit Trello! Das smarte Tool hilft dabei, Projekte zu verwalten, Informationen zu einzelnen Aufgaben zu sammeln und diese im Team zu bearbeiten.

Dank Boards, Registerkarten und To-Do-Listen können Arbeitsabläufe organisiert und auf verschiedene Teammitglieder verteilt werden.

Für kleine Teams ist Trello kostenlos, wer das Tool zu schätzen lernt, kann in den Bezahlversionen noch mal deutlich mehr Funktionen erwarten. Zusätzliches Argument für Slack-Nutzer: Trello und Slack arbeiten dank einer App perfekt zusammen.[8]

Asana

Asana ist ein sehr mächtiges Werkzeug im Bereich Projektmanagement und eignet sich insbesondere für sehr große Teams. Von Marketing bis hin zum Vertrieb – Asana kann jedes erdenkliche Projekt digital abbilden. Es arbeitet mit gängigen Cloud-Diensten wie Dropbox, Google Dribe, Adobe Creative Cloud oder Box zusammen und bietet die Integration von Slack, Outlook oder anderen Tools wie Salesforce, JIRA, Litmus oder Harvest.[9]

TeamViewer

Dank TeamViewer holen wir uns unseren Arbeitsplatz aus dem Büro eins zu eins nach Hause. Diese sogenannte Remote-Desktop-Verbindung eignet sich prima, wenn wir nur für ein paar Tage ins Home Office gehen. TeamViewer ist bis zu einem gewissen Grad kostenlos und bietet weitere nützliche Funktionen. Da auf dem PC im Büro Software installiert werden muss, sollten Angestellte eine Nutzung mit der IT-Abteilung absprechen.

Und was ist mit WhatsApp, Skype oder E-Mail?

Wer sich mit seinem Team nur kurzschließen muss und keine Dateien austauscht, der kann durchaus auch WhatsApp oder Skype nutzen. Der Vorteil: Viele Teammitglieder haben diese Software bereits installiert.

Auch die gute alte E-Mail hat noch lange nicht ausgedient und bietet sich vor allem für zeitunkritische Kommunikation an. Sollte sich ein Team aber bereits auf Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Trello geeinigt haben, sollten diese Tools auch genutzt werden.

Der Vorteil: Informationen sind so für alle zugänglich und können auch nach Monaten noch nachvollzogen werden. Moderne Tools der Kollaboration spielen ihre Stärken umso mehr aus, desto konsequenter sie auch genutzt werden!

Videokonferenzen von zu Hause meistern

Videokonferenzen haben gegenüber klassischen Telefonkonferenzen einige Vorteile. Man sieht sich und es reden weniger Menschen durcheinander. Allerdings zucken noch immer einige Arbeitnehmer zusammen, wenn sie an die Vorstellung denken, Kollegen oder Kunden in ihre Wohnung zu lassen – und sei es auch nur digital.

Doch die Sorge ist unbegründet. Wenn eine Videokonferenz ansteht, haben wir genug Zeit, einen geeigneten Ort für das Gespräch zu suchen.

Auch sollte die Kleidung neutral und Büro kompatibel sein:

Die richtige Kleidung im home office Weder Hello-Kitty-Schlafanzüge noch Jogginghosen erfüllen diesen Zweck. Die Krawatte oder das Kostüm muss es aber ebenfalls nicht sein. Als Ort eignet sich ein neutraler, ordentlicher Hintergrund mit einer Lichtquelle, die hinter dem Laptop liegt.

Beispielsweise könnte man die Kamera vor dem Fenster platzieren und als Bildausschnitt eine Pflanze oder ein Bücherregal wählen. Reflektierende Gegenstände im Hintergrund sollten wir allerdings meiden. Auch karge weiße Wände können uns schlecht ins Bild rücken und blass erscheinen lassen.[10]

Wer die Videokonferenz in entlegenen Räumen oder im Garten abhalten will, sollte vorab überprüfen, ob die Netzverbindung dafür ausreicht.

Stockende Videos nerven alle anderen Teilnehmer der Videokonferenz und wirken unprofessionell. Auch Nebengeräusche gilt es zu eliminieren. Daher gilt: Fenster und Türen schließen und das Telefon stumm schalten.

In der Konferenz selbst sollten Teilnehmer ruhig ihre Themen vorbringen und darauf achten, dass es bei Videokonferenzen hin und wieder zu kleinen Verzögerungen und Aussetzern kommen kann. Durcheinander Sprechen und wildes Gestikulieren machen also wenig Sinn. Idealerweise bestimmen wir für eine Videokonferenz einen Moderator, der das Meeting leitet und das Wort erteilen kann.

Wenn in der Anfangsphase des Homeoffice doch einmal etwas schief geht, der Postbote klingelt oder Kinder ins Arbeitszimmer platzen, so sollten wir das offen und mit Humor kommunizieren. Oft löst eine kurze Unterbrechung von wenigen Sekunden das Problem und alle können die Videokonferenz fokussiert fortsetzen.

Maßnahmen gegen Aufschieberitis

Wir alle kennen die Situation: Die jährliche Steuererklärung oder auch das Fensterputzen schieben wir gerne vor uns her. Was in gewisser Weise menschlich ist, kann zu einem ernsten Problem werden, das sogar auf Krankheitsbilder wie Depressionen oder ADHS hinweist. Wer alles immer nur auf den letzten Drücker erledigt und immer eine Ausrede findet, um Aufgaben schieben zu können, der leidet womöglich an Prokrastination. Doch was eine klinische Diagnose sein kann, ist in den meisten Fällen nur eine schlechte Angewohnheit.[11]

Obwohl das Home Office landläufig als der Ort bezeichnet wird, an dem wir noch mehr aufschieben als ohnehin schon, gibt es doch einige Tipps, mit denen wir unseren schlechten Angewohnheiten ein Schnippchen schlagen können.

Der erste Schritt gegen Prokrastination ist die Selbsterkenntnis.

Wer weiß, dass er gerne mal aufschiebt, ist vielen anderen Menschen schon einen großen Schritt voraus.

Jetzt gilt es nur noch, die richtigen Maßnahmen zu ergreifen. Das Home-Office gibt uns die Freiheit, die Remote Arbeit so zu strukturieren, dass sie perfekt zu unseren Eigenheiten und Gewohnheiten passt. Home-Office ist also keine Ausrede für Aufschieber!

Tragen Sie alle Aufgaben mit geschätzter Bearbeitungsdauer in einen Kalender ein. So kommt Struktur in den Arbeitstag.
Bearbeiten Sie unangenehme und umfangreiche Aufgaben zuerst. Anschließend fällt es leichter, die kleinen Aufgaben zu erledigen.
Belohnen Sie sich! Wer Aufgaben erledigt, hat früher Feierabend oder Pause!
Lassen Sie sich nicht ablenken! Radio, Webseiten oder Social Media – trennen Sie zwischen Arbeit und entspanntem Surfen. Kleine Kaffeepausen sind aber ausdrücklich erlaubt. Aber erst nachdem eine Aufgabe erledigt ist.
Wenden Sie die Pomodoro-Technik an: 25 Minuten arbeiten, 5 Minuten Pause. Die kurze Arbeitsphase verhindert das Aufschieben und die Pause belohnt.

Wie das geht? Hier geht’s zum Video. Und weil es heute für alles ein Tool gibt, geht’s hier zum digitalen Pomodoro-Tracker.

Remote Arbeit und Work-Life-Balance

Wie eine Studie des wissenschaftlichen Instituts der AOK (WIdO) zeigt, verschwimmen bei Angestellten im Home-Office die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit. In manchen Fällen kann das zu psychischen Belastungen führen. Ein Großteil der Befragten schätzt aber auch die Vorzüge: So berichten die Telearbeiter von größerer Arbeitszufriedenheit und der Möglichkeit, mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu bewältigen. Dies liegt daran, dass das Arbeiten zu Hause konzentrierter möglich ist – immerhin knapp 74 Prozent der Befragten bestätigen dies.[12]

Die Studie zeigt, dass Home-Office durchaus dazu geeignet ist, um die Work-Life-Balance zu optimieren. Gelingt es allerdings nicht, das nachgewiesenermaßen effizientere Arbeiten zu Gunsten unserer Freizeit zu nutzen, kann es zu erhöhter psychischer Belastung kommen. Um dies zu verhindern, sollten Teleworker klar zwischen Arbeit und Freizeit trennen.

Am wichtigsten ist es, dass wir Feierabend machen. Dazu sollten wir uns von Kollegen verabschieden oder entsprechende Abwesenheitsmeldungen einrichten. Es spricht zwar nichts dagegen, sofern nötig auch nach Feierabend noch die Mails zu checken, jedoch sollte das nicht bis in den Abend hinein geschehen.

Irgendwann muss Schluss sein.

Herrscht im Unternehmen eine Kultur vor, die weniger auf die geleistete Arbeit, sondern mehr auf die physische Präsenz abzielt, können Angestellte im Home-Office zu Tricks greifen. Wer effizient arbeitet und im Flow große Leistungen erbringt, sollte sich dafür unbedingt belohnen. Das geht auch, wenn es eine Präsenzpflicht vor dem heimischen PC gibt.

Durch kleinere Aufgaben im Haushalt oder längere Mittagspausen, die wir zum Einkaufen nutzen, während der Supermarkt angenehm leer ist, entzerren wir unsere täglichen privaten Aufgaben. Dabei geht es nicht darum zu Hause zu bummeln.

Es spricht aber nichts dagegen, zwischen zwei konzentrierten Tasks die Waschmaschine einzuräumen und die Wäsche später aufzuhängen. So nutzen wir die Zeit effektiv und haben später auch wirklich Feierabend.[13]

Home-Office und IT-Sicherheit

Auch im Home-Office kommt es auf IT-Sicherheit an. Unsere Mails und auch der Zugriff auf andere Daten von Arbeit- auf Auftraggebern müssen geschützt werden.

Daher ist es wichtig, dass alle PCs, die wir zu Hause nutzen, auf dem neuesten Stand sind. Das Einspielen von Sicherheits-Updates ist entscheidend. Sollte zu Hause kein modernes Gerät verfügbar sein, bietet es sich an, den Arbeitgeber über die potenzielle Sicherheitslücke zu informieren. Dieser kann dann einen PC zur Verfügung stellen oder andere Lösungen finden.[14]

Neben aktueller Software ist auch die räumliche Trennung bei der Remote Arbeit ein Sicherheitsrisiko. Wenn wir unsere Kollegen nur von E-Mails kennen, ist das ein Einfallstor für Betrüger.

Bei der sogenannten CEO-Fraud gaukeln Betrüger per Telefon oder Mail vor, eine Führungskraft des Unternehmens zu sein und Geld zu benötigen. Oftmals fallen Unternehmen auf die Betrugsmasche herein.

Im Home-Office bietet es sich daher an, sich bei merkwürdigen Anfragen telefonisch bei bekannten Kollegen rückzuversichern, bevor man Anhänge öffnet oder andere Dinge unternimmt.[15]

Die wichtigsten Schritte und häufigsten Fragen zu mehr Sicherheit im Home-Office:

- Software aktualisieren.

- Niemals identische Passwörter für mehrere Dienste verwenden. Zur Organisation bieten sich Passwort-Manager an. Diese verschlüsseln Passwörter und geben sie automatisch ein. Hier ein Überblick.

- Zwei-Faktor-Authentifikation per Smartphone aktivieren.

- Bei merkwürdigen Anfragen zuerst misstrauisch werden und sich bei bekannten Personen rückversichern.

Gibt es ein Recht auf Home-Office?

Derzeit gibt es kein Recht auf Telearbeit. Remote Work muss im Arbeitsvertrag geregelt sein. Es gibt aber Initiativen, das Home-Office zumindest teilweise gesetzlich zu regeln. Damit soll auch die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf vorangebracht werden.

Home-Office und Steuer

Wer im Home-Office arbeitet, kann unter Umständen steuerliche Vorteile genießen. Steht ein Zimmer ausschließlich für die Arbeit zur Verfügung, kann man dieses anteilig zur Warmmiete unter bestimmten Umständen von der Steuer absetzen. Voraussetzung ist, dass kein anderer Arbeitsplatz vorhanden ist.

Angestellte sollten also an ihrer Arbeitsstätte keinen zusätzlichen Schreibtisch mehr haben. Auch sollte das Arbeitszimmer von der Wohnung getrennt sein. Die Ecke im Wohnzimmer oder auch ein Durchgangszimmer eignen sich nicht.

Der maximale steuerliche Abzug für ein Arbeitszimmer liegt für Angestellte bei 1.250 Euro im Jahr. Wer komplett von zu Hause arbeitet, setzt Kosten für das Arbeitszimmer unbegrenzt ab.[16]

So errechnet man den Anteil des Arbeitszimmer

Gesamtfläche des Arbeitszimmers / Gesamtwohnfläche x 100 = Anteil des Arbeitszimmers in Prozent

Dieser Anteil lässt sich anwenden auf:

Wohnungsmiete
Nebenkosten (Strom, Heizung, Müll)
Abschreibungen

Renovierungen und Möbel für das Arbeitszimmer können direkt und in voller Höhe von der Steuer abgesetzt werden. Das Arbeitszimmer bietet also auch unabhängig von der Nutzfläche Raum für steuerliche Gestaltung.

Ausschnitt aus der Aufzeichnung der Live Präsentation von Rechtsanwalt Dr. Markus Rohner zur Fragestellung der Kurzarbeit in der Corona Pandemie: Kann mich mein Arbeitgeber einfach ins Home-Office schicken und habe ich dann Anspruch auf Kurzarbeitergeld?

Die gesamte Aufzeichnung können Sie hier kostenlos einsehen

Die wichtigsten Fragen, die geklärt werden:

Was können Vermieter machen?

Was können Mieter machen?

Fußnoten aus dem Artikel und weitere Empfehlungen, um in das Thema Home-Office tiefer einzusteigen:

[1] https://www.wirtschaftswissen.de/unternehmensgruendung-und-fuehrung/arbeitsorganisation/grenzen-tippsfrfamilieundfreundeimhomeoffice-die10tops/

[2] https://www.it-business.de/homeoffice-technik-sicherheit-fallstricke-a-912926/

[3] https://berufebilder.de/effizient-arbeiten-homeoffice-zeitmanagement/

[4] https://www.junico.de/magazin/homeoffice-optimieren

[5] https://slack.com/intl/de-de/help/articles/360016548313-%C3%9Cber-die-Funktionen-von-Slack

[6] https://nextiteration.de/blog/microsoft-teams/

[7] https://zoom.us/de-de/meetings.html